四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(7)

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　　第四节 公文的格式与稿本

　　一、公文的格式

　　1.公文格式规范化的含义及作用

　　公文的格式,指公文的数据构成与对各数据项目的编制。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文格式规范化,就是将公文按照一定的目的、用途、要求以及规定的文字表述方法统一设计文件,使公文实现标准化,公文格式化的作用体现在以下两个方面:一是有利于信息传递和文件管理;二是有利于提高机关工作效率和质量,要提高机关工作效率和工作质量,就要搞办公自动化,采用现代化计算机技术和自动化办公设备,摘办公自动化,首要解决的问题是要有相应的标准,只有标准化,才能加速信息交流,实现信息资源共享,提高工作效率,从而提高经济效益和社会效益。所有公文必须具备指定的基本数据项目:发文机关、标题、正文、印章或签署、成文日期。除此,还具有可供选择使用的数据项目,选择项目可根据需要决定取舍;第二,对公文各数据项目的编排必须遵循国家的有关规定;第三,在确保公文结构完整的同时,相同文种的公文,其数据构成应保持大体一致。

　　(1)文头。在印刷本上,文头位于公文首页上端,约占图文区面积的1/3,以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,但也可根据需要用其他颜色)印制,居中排一行。联合行文的公文,一个作者占一行,主办单位排列在前。

　　(2)发文机关。用于表明公文的责任者,展示公文的法定权威性。标识发文机关有两种形式:一是由发文机关的全称规范化简称加“文件”二字构成。这种形式又称版头、文头,采用大号黑变体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。一是于公文落款处标明发文机关的全称或规范化简称,以领导人名义制发的公文,须标明领导人职务。这种形式又称署名。

　　几个机关联合行文时,应将主办机关排列在前。

　　(3)标题。指标明某一公文主要内容的概括性名称。一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成。标题用于揭示公文主要内容与行文目的,便于对公文的阅读与处理。因此,要求准确、简明。标题中除法规、规章的名称加注书名号外,一般不用标点符号。引用被转发公文的标题时,如果该公文不是法规、规章,也不应加书名号。公文标题的位置在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行届中排布，要做到词义完整,排列对称,间距恰当。

　　(4)正文，用于阐述公文内容,表达发文意图,使受文者对公文所表达的信息获得具体、明确认识。正文,是公文的主体部分,一般要求“一文一事”,一般在主送机关以下,成文日期之上。正文常用3号仿宋体印制。

　　(5)印章或签署。印章,指作为机关权力象征的图章。签署,指签发公文的领导人在公文正本的落款处签注姓名(或代以签名章)。在公文上盖印或签署,用以证实公文,除会议纪要外,均需加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关均应加盖印章。盖印,应端正、清晰,做到上不压正文,下要骑年盖月。签署位于正本的末页,先排出机关名称、签署者职务,后空两格后请领导者签注姓名。

　　(6)成文日期。指形成公文的确切日期。用于表明公文开始发挥效用的时间。确定成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文,以*后签发机关领导人的签发日期为准。标注成文日期要求用汉字写全具体的年、月、日。

　　2.公文制发者根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的需要而特别填制的项目

　　(1)发文字号。由机关代字、发文年号、发文顺序号组成。成文年号位于中间,以六角括号括入。发文字号,又称发文编号,用于为检索和引用公文提供指性代号。如国务院2005年第一件发文即标作:“国发〔2005〕1号”。联合行文时,只标注主办单位的发文字号。在印制本上,发文字号位于公文首页文头以下,居中;如有签发人时,应居左,两者排一行 。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条细实线。

　　(2)签发人。指示发文字号右侧标注签发公文的领导人姓名,用于上行文。其作用在于表明机关发文的具体责任者,督导各级领导者认真履行职责,提高公文质量,并为直接联系与查询有关事宜提供方便。常用与发文字号相同的字体字号印制。

　　(3)主送机关。即收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称。于标题之下靠左顶格标注,结尾用冒号。其作用在于表明公文的空间效力范围,明确对公文负法定办理或答复责任的机关。如主送机关不是一个时,应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列,同性质或同级的机关名称之间用顿号,不同性质或不同级别的机关之间用逗号。常用3号或4号仿宋体字印刷。

　　(4)附件。指在正文左下方作出的附件标注,用以注明附件的序号、标题,适用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2个字的位置标出“附：”字样,再分别标出附件序号(只有一件时不标)、标题、份数,每件一行,字体字号与正文相同。

　　(5)附注。指对公文中某些内容或有关事项的注解与说明,其作用在于简化公文正义,便于阅读与理解。标注于主题词上方。

　　(6)主题词。是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组,用于为按主题检索公文提供检索标识,为以现代信息处理手段处理和管理公文奠定基础。上报的公文,应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词的个数一般不受限制,但不宜多(*多不超过五个),其前后排列顺序也不受限制。位于公文末页附注之下,排一行,顶格标注“主题词”字样,空一格填主题词,词间空一格,不加标点。常与正文字号相同,但用黑体字印刷。

　　(7)抄送机关。指收受公文需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关全称、规范化简称或统称,标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围,使有关机关了解公文的内容,以便在必要时给予配合。

　　位于主题词以下,所占区域用两条与图文区宽度相等长度的平行细线作为界线,形成“抄送栏”。左空1个字的位置,标出“抄送:”字样,如有抄报,则先标出“抄报:”,在下一行的同等位置再标“抄送:”。然后,按机关性质、级别和有关规定或惯例依次排列抄报或抄送机关名称,中间用顿号或逗号隔开。如果抄送机关一行写不下,另起一行时应与第一行的抄送机关平行，抄送机关用与正文相同的字体字号的文字印刷。

　　(8)印发说明。又称版记,用于标识公文印发部门名称,印发日期与印发数量等。其目的在于明确公文印制质量、时间的责任归属并便于受文者与公文印发部门直接联系。

　　位于抄送栏以下公文末页*下端,在图文区与下自边(地脚)交界处划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线,形成“印发说明栏”。在栏中左边标注承印这份公文的部门,一般是“……(印发机关名称)办公厅(室)”,右边标注“某年某月某日印发”,用与正文相同的字体字号的文字印刷,印发日期一般写送往印刷厂(文印室)的日期。在印发说明栏底线下的右侧,用小于正文字号的5号或小5号仿宋体印上“共印XX份”。

　　(9)份号。指对依据同一文稿印制的若干份分文顺次编制的顺序代码。适用于机密、绝密公文。 (10)保密等级。即表明公文保密等级的标号。于公文上方分别用汉字标明“绝密”、“机密”、“秘密”,必要时还应注明保密期限(如“机密食5年”)。公文如需标识密级,顶格标识在版心(文头)左上角(《公文格式》规定标识在右上角,而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号,因此下行文、平行文此处不宜再标识密级等)份号之下一行位置,两字之间空1字。用于表明公文内容涉及国家秘密的程度与区别于平件的处理要求,以确保秘密公文的安全。

　　(11)紧急程度。即表明对公文送达和办理时限要求的标识符号。适用于“特急”、“急”公文。在印制本上,紧急程度位于保密等级的下一行,字体字号与保密等级相同。

　　(12)注释。指对标题的注解或说明,用于注明法规、规章或其他经会议讨论通过公文产生的法定程序与时间。一般用圆括号标注于标题上方。常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

　　3.数据项目的编制

　　公文用纸幅面尺寸与区域划分。公文用纸幅面尺寸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米),左侧装订,张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。公文用纸划分为图文区与白边区。

　　文字符号的书写与排版。公文的文字符号从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯、排版。在民族自治地方,可并用汉字和通用的少数民族文字。

　　主要数据编排的次序为:发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。
 

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