四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(17)

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　　2.总结报告

　　总结报告用于在某些工作，某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求,汇报情况,对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析,汇报下一步工作计划安排。

　　(1)特点

　　第一,总结报告是关于提炼经验(教训)的报告。在完成一项工作,解决、处理一个问题之后,以邓小平理论为指导,以党和国家的路线方针政策和各项法律法规为依据,深入分析,从中提炼出规律性的东西,作为今后工作可依据的经验或教训。总结报告为各机关普遍使用的文种。

　　第二，总结报告侧重于提炼成功的经验、探讨失败的教训,以便提高认识,以利今后的工作。它与调查报告有明显的区别:调查报告根据工作需要,进行各种调查,取材广泛;总结报告只限于从自身的实践活动中选择材料,提炼论点。

　　第三,总结报告,按其内容范围,基本上可分为两大类,一是综合性总结,即总结一个系统、一个地区(一部分地区)、一个机关或部门在一定时期内的实践经验。这种总结涉及面宽、时间长,有利于展现事物的全貌及发展变化过程,从中探索事物的发展规律。一是专题性总结,即对某一项工作或某一个问题的专门经验作出总结,这种总结,内容专一、新颖,因此,使用广泛,能够发挥比较重要的作用。

　　(2)结构

　　第一,标题。根据内容,有以下三种写法:一是制发机关名称、事由与文种;二是制发机关名称,内容所针对的时间与文种;三如果是不以国家行政机关正式公文格式制发,可采用一般文章标题形式,在标题中简要地揭示总结的中心思想。或设正副标题,正标题突出中心内容,副标题写发文机关名称、事由、文种,也可以省去发文机关。

　　第二,正文。用以表达总结时问容,可做如下安排:

　　开头部分。根据内容,可采用以下两种写法。一种是概述基本情况,在开头处简要介绍总结内容涉及的时间、地点、主客观条件与工作过程中的基本情况。另一种是在开头处简要揭示总结的主题,为进一步展开叙述奠定基础。

　　主体部分。可按以下方法安排层次:一是划分工作情况与经验体会两部分。首先介绍工作进程,主要成绩,然后说明取得成绩的主要经验。也可在经验之后写工作的缺点与不足,下一步的工作设想。这种安排方法,有利于增强读者对工作面貌与经验的总体认识。二是按总结内容的逻辑关系分为若干问题,按问题介绍工作情况、经验教训。这种方法有利于增强理论性,观点明确,条理清楚。三是按工作发展阶段的前后顺序安排层次,在每个工作阶段中分述情况与经验,这种方法可以显示事物发展的完整过程,也有利于按阶段探索与总结工作发展的规范。四是按时间的顺序安排层次,按时期将总结内容划分若干层次,再于每个时期内写工作情况,主要成绩与经验。这种安排有利于揭示不同时期的工作发展特点与规律。五是内容复杂的总结,可将两种方法结合起来安排层次,即先将实践活动分为若干阶段,然后再对每一阶段的实践活动分设若干问题进行分析总结,提炼每一阶段的经验(教训),使全文纵横结合,既展现出事物发展的历史顺序,也反映逻辑关系。在正文中,一般还要指出工作中的缺点与不足,并提出对今后工作发展的设想,但这一部分不是总结的重点,因此,亦可省略。

　　结尾部分。一般是以简要文字再次点明与深化主题;进一步强调行文目的,帮助读者加深对总结内容的理解,并起到启迪与激励的作用。如:“实践说明,制定岗位考核标准,严格按标准进行考核和根据考核结果实行奖惩三位一体,是落实岗位责任制,把企业各项管理基础工作进一步扎根基层的行之有效的办法。”也可以用专用词语,简要地结束全文。如“特此报告,请审阅。”“特此报告,如有不当之处,请予指正”等。

　　(3)撰写要求

　　撰写总结报告,应遵循下列要求:

　　首先,必须有正确的指导思想。要认识撰写总结报告的必要性与重要性,端正态度。以由马克思主义理论为指导,以党的方针政策作为依据,即必须具有正确的立场、观点、方法。应与党和国家的路线、方针、政策以及法律、法规保持高度一致;要从党和国家的政策、规定与整体利益出发,去评估与探索本系统本机关的工作得失与经验教训,正确认识全局与局部之间的关系,上级与下级机关之间的关系,领导与群众之间的关系以及本机关与其他平行机关之间的关系。从纵向与横向的联系与比较中全面正确地进行总结。要实事求是。

　　其次,深入调查,占有详实而准确的材料,这是写好总结的基础。收集材料的途径与方式要依据总结的种类与要求来确定,一般是通过下述渠道获取材料:①查阅文件、档案、资料。查阅本机关(部门)形成的文件,查阅下级单位与所属部门报送的请示、报告、简报以及人民来信来访记录等,除此以外,还要收集资料,了解与本机关工作有关的国内、国外的动态、经验或技术改革的成果,借以开阔视野,拓宽思路。②发扬民主,广开言路,向本机关的广大职工进行调查,收集活材料。调查的方法有:召开各种类型的座谈会,个别访问求教,制发调查表格进行书面调查、统计调查等。③向社会调查。即向自己的工作对象、协作部门、下级单位收集材料。必须进行“去粗取精、去伪存真、由表及里、由此及彼”的深层分析,边分析边调查,提取*有代表性,有说服力,能够反映事物实质与规律的材料。

　　第三,要有理论的深度。必须在占有翔实材料的基础上认真分析与思考,透过现象抓住本质,将零乱纷杂的感性认识加以科学概括,作出理论分析,总结出具有指导作用的经验和教训,使总结具有一定的理论深度。而不能只摆成绩,罗列过程,不讲观点或离开实际,空泛议论。

　　第四,撰写总结报告,一般兼用说明、叙述和议论三种表达方式,重点使用议论的方式。

　　3.调查报告

　　调查报告是根据调查研究的成果写成的,用于揭示事物真相与规律,是向领导机关反馈信息,辅助决策,检查决策执行情况的重要形式。

　　(1)调查报告的结构包括:

　　第一,标题。制发机关名称、调查对象与文种。有时可省略制发机关名称。如果不是以正式公文的格式制发,也可使用提问式、判断式标题或正副标题。

　　第二，正文。用以表述调查报告的内容。

　　开头部分又称导语(前言),一般采用这样几种表述方法:说明调查工作的基本情况;概述调查对象的情况;以议论、提间的方式揭示全文主题。主体部分,是调查报告的中心部分,通常采用如下的方法:一是按调查报告的内容,并列地分成若干问题或者干方面分别叙述,每个层次用序号或小标题表示;二是按时间顺序或工作发展阶段安排层次;三是按照对比的方式安排层次;四是综合两种方式安排层次。结尾部分通常采用的方法是:以简要的文字概括全文,进一步点明主题;展示前景,发出号召; 说明有关事项。也可不写结语,意尽言止。

　　第三，结尾部分。写明制发机关名称与成文日期。

　　(2)调查报告的撰写要求

　　第一,必须深入地进行调查研究。

　　第二,正确提炼主题。主题要求正确而深刻,必须以党和国家的方针政策与法律法规作为依据,从实际出发,正确回答现实生活中迫切需要回答的问题,做到观点明确,是非清楚,具有一定的深度。

　　第三,调查报告的内容必须真实准确。调查的材料要经过核实,不得有半点虚假。对内容的表述要求用语准确,分寸适宜。撰写者应从党和国家的利益出发,坚持实事求是的态度敢于在任何情况下都能够忠于事实,坚持真理。真实性是调查报告的灵魂。

　　第四,调查报告的文字表述要求简明流畅,形式活泼生动。应结合运用说明、叙述、议论的表达方式,做到叙议结合;可以适当地引用一些有说服力的数字,群众生动的语言,多做些对照与比较,恰当地使用一些修辞格(如比喻、排比等)或者辅之图表、照片、附录等形式,以增强调查报告的可读性。

　　4.答复询问的报告

　　答复询问的报告是下级机关答复上级机关询何时使用的文种。撰写这种报告要求:

　　(1)首先写明所回复的来文日期与询问的内容,然后说明答复内容。

　　(2)内容要集中。应围绕上级机关所询问的问题,有针对性的予以明确、具体的答复。不要在报告中汇报与询问无关的事项,更不能夹带请示事项。

　　(3)内容真实准确。对上级所询问的问题要进行认真的调查研究,核实事情的性质、具体情节、结果和有关数字,实事求是地向领导机关作认真负责的报告。

　　(4)用语简明、得体、分寸适宜。

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