四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(4)

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　　第二章 公文概述

　　第一节 公文特点与功能

　　一、公文的特点

　　公文是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。

　　公文具备的以下特点:

　　1.由法定作者制作。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织(以下统称为机关)。

　　2.具有法定的现实执行效用。公文的信息对受文单位有强制性的影响。如在规定的时间、范围之内,强制执行、强制阅读、强制复文。

　　3.具有规范的体式。国家有关机构以法规、标准等形式对公文的文体、结构及格式都做了统一的规范,为了维护公文的权威性、准确性,公文的制发者必须遵循这些规范。

　　4.履行法定的程序。公文有执行效用,为了保证有效性,国家有关机构规定了各种公文的生成程序,公文的制发者必须履行这些程序。

　　二、公文的功能

　　公文能够穿越时间与空间的限制,有效地传递公务活动所需要的信息,是机关在公务活动中行使职权的重要工具。公文的这一功能,表现在以下6个方面:

　　1.公文是党和国家领导机关用于发布各项方针政策、指令的基本工具,在公务活动中发挥领导、指导作用,是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步伐整齐一致的有效形式。

　　2.公文是下级机关请示、汇报工作,反映情况,使下情上达,沟通纵向联系的基本手段,有利于上级机关对发生的问题进行及时处理,同时为领导机关决策提供依据。

　　3.公文是发布行政法规的基本形式,对国家行政管理与维护社会主义精神文明、物质文明建设起着规范作用,使国家的管理活动有法可依,有章可循。

　　4.公文是各机关之间交流信息、商洽事务、协调配合工作,进行横向联系的纽带。它比其他信息沟通形式具有更强的准确性、权威性,因而比其他信息记录更具有权威性。

　　5.公文是宣传教育干部、群众的好教材。它有较强的理论性、政策性,在各项工作中起着阐述道理,提高觉悟及认识水平的作用。

　　6.公文是社会活动的真实记录,记载了公务活动的状态、过程,证明作者的合法身份,有重要的凭证作用。

　　公文的特点与功能,是它区别于其他信息记录形式的明显特征。

　　第二节 公文的种类

　　一、公文的分类

　　依据不同的标准,公文通常可分为:

　　1.通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)划分,通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等,专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

　　2.对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对国内外公开发布。限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布。内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用。秘密文件,其内容含有一般的国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害。机密文件,是指含有重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。绝密文件,是指内容含*重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

　　3.上行文、平行文、下行文;公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文,指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

　　4.规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件:证明性文件是指对某组织或个人的使用、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

　　5.平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求,按常规处理的文件。急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。

　　6.收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件。发文是指本机关制作发往外部的文件,本机关制成只供内部使用的也称发文。
 

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