四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(21)

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　　三、发、收文管理活动的方法要点

　　(1)签收。是指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后,分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或者通过自备的通信设备收取公文。

　　(2)登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

　　登记时应注意:收文与发文,平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急,急件随到随登,平件分批登,但也应当日到当日登;登记序号应不留空号,不出重号;字迹工整,不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

　　(3)启封。启封应由专人负责;标明亲收的亲启件,由领导人亲启;启封后应检查公文的完整情况。

　　(4)分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文能否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围,及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。分办应有专门登记,有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上,使其随文运转。

　　(5)公文摘编。在重要公文投人办理之前对其所作的加工。包括编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等,为办理公文提供方便,节省办文时间。

　　(6)组织传阅。在组织传阅时应注意:

　　第一,选择合理的传阅路线形式。第二,正确排序,随情况变化做适当调整。第三,适当分流,如复制若干副本。第四,积极利用并发展多种传阅形式,可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。第五,建立传阅登记手续。第六,及时检查阅读情况,有效落实有关领导者阅后的批示。

　　(7)催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。催办工作的一般过程为:明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案,作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询,检查承办工作进展情况;及时协助制订和实施解决问题的方法、措施,保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文,综合反映承办工作实际情况与结果,注销已办结公文。

　　(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况,督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神,解决有关问题的活动。

　　公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动,但两者的区别也是比较明显的:催办是对承办公文过程的监督控制,重点在于使公文按“时”办毕,查办则不仅要监控承办过程,还要管公文产生实效的全部过程,按时、按质、按量地将有关事务办毕;催办一般是以一份具体公文为单位展开,查办则是以一件“事情”为单位进行,在若干份公文反映同一“事情”的情况下,查办往往就围绕这样一组公文而展开。

　　查办工作的一般过程是:立案,即确定查办对象;交办,向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈,由查办人将查办情况和结果反映给领导者;销办,注销已获结果的承办事项,对办毕公文做出处理。

　　第三节　发文处理

　　一、发文处理的程序

　　发文处理指在机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动过程。发文处理是发文机关履行法定职责,表达自身意志和愿望、收集、加工和记录、传递有关信息,由众多工作人员共同参与的集体创造性活动过程。

　　发文处理的一般程序为:拟稿、会签、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出、处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。

　　1.第一阶段:文稿的形成

　　(1)拟稿。拟稿是发文处理过程的起点,指撰拟公文文稿。

　　(2)会商。会商是指当公文文稿内容涉及有关机关(部门)的职权范围,需征得其同意和配合时所进行的协商活动。这项工作有利于维护公文的合法性、有效性,维护政令的一致。由发文机关主动组织。

　　(3)核稿。核稿是指在送交有关领导人签发之前,由秘书部门对文稿所作的全面审核与修正。这项工作是对机关发文数量与质量的控制,有利于提高发文的质量。核稿具有全面性,它是对文稿内容、格式、字迹、语言、乃至形成程序、手续进行全过程核查。

　　(4)签发。签发是指由机关领导人对文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动。签发是绝大多数公文生效的法定程序,文稿经履行签发手续后即为定稿,具有正式文件的效用。不经签发人同意任何人不得对其内容进行修改。

　　2.第二阶段:公文的制作

　　具体包括:注发、缮印、用印或签署。

　　(1)注发。注发是指在定稿形成后批注制发要求的活动。其作用是使签发意见进一步具体化,技术化。注发包括:明确文件的发授范围、阅读范围;标注文件的紧急程序、保密等级;规定印刷份数、印刷和发出时限;明确公文的制作与发送方式;编制发文字号;进行版式设计等。

　　(2)缮印(校对)。缮印是指文稿的缮写与印刷。为了保证公文的质量,在缮印过程中必须建立严格校对与复核制度;对付印前的文稿,要审查签批手续、公文格式、时限与印刷数量要求、字迹材料、书写字迹等是否齐备、准确和规范。在印刷过程中,要以定稿为基准,对正本(或校样)进行从文字、格式、标点符号到编排技术等全面的校对工作;对于缮印完毕的公文,要经过复核后才能发出。

　　(3)用印或签署。即在印毕的公文上加盖发文机关的印章,或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。

　　3.第三阶段:公文的对外传递

　　包括分装、发出等环节。

　　(1)分装。指按照规定具体拣配和封装公文。

　　(2)发出。将已封装完毕的公文以适宜的方式发送给受文者。

　　4.第四阶段:处置办毕公文

　　包括:立卷归档、暂存、销毁等。

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