四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(20)

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　　第二节 收文处理

　　一、收文处理的程序

　　收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文处理是收受公文并从中提取有关信息,处理有关公务的过程,是收文机关履行其法定职能,使公文产生实际效用的过程。

　　收文处理的一般程序为:签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办、查办,处置办毕公文。

　　1.第一阶段:公文的收受与分流

　　(1)签收。签收包括对公文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续等活动。

　　(2)外收文登记。登记是指登录反映公文有关信息的过程。公文登记的形式有:簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。

　　(3)启封。外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。

　　(4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

　　(5)分办。分办是指根据公文的性质、重要程序、涉密程度、办理时间要求、内容所涉及的职权范围以及机关内各部门的责任分工、有关程序规定等,将收文分送给有关部门或人员阅知、审批与办理的活动。分办是为公文确定运转方向,关系到公文能否得到准确迅速而有效的决定性程序,分办公文,要求分清主次缓急,分清阅件与办件,优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。分办时应专门履行登记手续。

　　(6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料等。

　　2.第二阶段:办理收文

　　具体包括:拟办、批办、承办、注办。

　　(1)拟办。拟办是指由主管部门或综合部门负责人对收文如何办理提出建议性处置意见活动。拟办要求弄清来文的背景与意图,必要时还应查阅有关文件,对有关情况进行调查研究,以便使拟办的意见具有法规依据与事实依据,切实可行。拟办是一项辅助决策,为领导作参谋和助手的活动。拟办意见应简明、具体、得体。

　　(2)批办。批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动,批办有利于加强公文办理的集中领导。批办实行合理分工、分层负责的制度,要求领导人在职权范围内批办,批办的意见应明确、肯定、具体、前后一致,切实可行,不能使用模棱两可的语言。

　　(3)承办。承办是指对公文的阅读、贯彻执行与办理,公文只有经过承办才能产生切实的效用,是公文处理的中心环节。做好承办工作,要求熟悉与文件内容有关的方针政策与法律法规,熟悉有关的业务;要求深入实际,加强调查研究,以便使公文所针对的问题得到因地制宜、因时制宜的切实有效的处理;在承办中应注意分清主次缓急,科学地安排承办次序;采取多种承办的方式,加强会商,努力协调与理顺各方面的关系,提高承办的效率。

　　(4)注办。注办是指由承办人签注公文办理经过与结果的活动。注办为以后查考公文办理过程、承办方式、承办结果以及承办责任提供依据。

　　3.第三阶段:组织传阅与催办查办

　　(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。

　　(2)催办。由公文处理管理机构或承办人根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

　　(3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

　　4.第四阶段:处置办毕公文

　　包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。

　　二、收文办理活动的方法要点

　　(1)拟办。是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意:

　　第一,认真切读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。第二,意见要简明、具体、得体。第三,如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应将倾向性意见放在前面,以提高效果。第四,意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中,并签注拟办人姓名与日期。第五,当公文所涉及的问题较易处理,对领导者采纳自己的方案有一定的把握时,也可直接草拟复文文稿供审核定夺,以加速办理过程。

　　(2)批办。批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是:

　　第一,不得越权批办公文。第二,严格控制批办范围,不经批办同样能得到有效办理的公文,已批办过统一的处置意见的公文,他人已有合法、明确而有效批办意见的公文,均不再批办,由有关部门直接处理。第三,批办意见务须明确、肯定、具体、前后一致、切实可行。第四,采取有效措施监督批办意见的执行结果。第五,批办过程中,如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的,可将批办改为拟办。第六,批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内,并务须签注批办人姓名、年月日。

　　(3)承办。公文只有经过承办才能产生切实效用,它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意: 第一，熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文,熟悉有关业务。

　　第二，为使公文所针对的问题得到有效处理,必须深入实际,加强调查研究。

　　第三，加强协商,努力协调各方面关系。

　　第四，有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。

　　第五，分清主次,区别缓急,科学安排承办次序。

　　第六，各级领导积极参与承办。

　　第七，注重对承办结果的检查与监督。

　　(4)注办。主要作用是备忘待查,为日后查考提供依据。

　　注办由承办人随手完成,即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括:是否办复,复文号及复文日期;召开会议的名称,与会范围,决议与结果;电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期;现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果;主要阅件人、承办人姓名,签注日期等等。

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