四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(23)

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　　第四节 办毕公文的处置

　　一、处置办毕公文的主要活动

　　在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文(办毕的收文,本机关对外发文的文稿和存本等)的归宿:去、留、存、亡,对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。这些处置活动主要包括:清退、销毁、暂存、立卷归档。

　　(1)清退。经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。

　　(2)销毁。以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。

　　(3)暂存。暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文(一份已立卷归档)和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。

　　(4)立卷。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷(公文的集合体,档案管理的基本单位)。

　　(5)归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。

　　二、公文清退的范围与手续

　　需要清退的公文主要包括如下数类:绝密公文;有重大错漏的公文;被明令撤销的公文;仅供征求意见或审阅的公文;未经本人审阅的领导人的讲话稿;其他由发文机关指定清退的公文等。

　　清退公文可按规定和要求成批定期进行,也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续;单份清退时亦应向对方索取收据以为凭证。需清退的公文平时要单独保管,任何人不得私自摘录其内容,更不得复制留存。在以各种通信方式传递应清退的公文时,只要公文本身没有解密或降密,应一律按原文标注的密级处理,要严格遵行有关的保密规定和要求。

　　三、公文销毁的范围与方式

　　应予销毁的公文主要包括:所有不具备留存价值的公文;无留存必要的重份公文;在特殊情况下不即行毁灭就将造成失密和严重损失的公文:一般性公文的草稿;印制公文过程中形成的校样、印版等。

　　销毁公文的主要方式是:焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带等)。

　　以各种方式销毁公文时均应履行如下程序手续:由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。

　　销毁公文时应由专人(两人或多人)监销,直至公文被完全毁灭。销毁密件时应由专人押运公文将其护送至销毁地点。

　　除特殊情况之外,任何个人均不得私自销毁公文。不能将待销公文视同废纸出售。

　　四、暂存公文的保管

　　暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。要合理排列与编号并简单编目,必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。

　　密件与非密件应分别保管。

　　不经批准,个人不得私留私存公文。

　　应定期清理公文及时剔除确已不需查考和明显无任何留存价值的公文;及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。

　　五、立卷归档

　　凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

　　立卷的具体操作法有许多种,但其基本的方法却是一致的,就是认真把握公文的特征,对公文进行科学运效的分类、组合、编目。

　　公文立卷归档的程序过程是:编制立卷类目、平时归卷、年终调整、排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、拟写案卷题名、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。
 

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