四川事业单位考试：公文写作 第1-5章(22)

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　　二、发文办理活动的方法要点

　　1.文稿撰拟。

　　2.会商。会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性,维护政令的一致。

　　会商由发文机关主动组织,就有关问题协商完毕取得一致意见后,应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商意见应签在“发文稿纸”的有关栏目内,要写明对有关内容是否同意,并亲笔签名和注明时间。会商时应注意如下诸点:

　　第一,协商的对象应齐全没有遗漏。为保证公文合法并有效,被其内容所涉及职权的所有机关或部门都在协商范围之列,应广泛征求其意见,征得其肯定或配合。第二,协商过程中,如未就有关问题取得一致,应及时向有关上级机关反映情况,请求指示,如未获准,不得按自己的意见向下行文。第三,协商时可采取多种具体方式,可以“跑会”,即主动到对方驻地去面商;也可以“函会”,即向对方寄发草稿和有关函件,请其签注意见后再寄回;也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论,取得一致意见。

　　3.核稿。核稿的重点是:

　　第一,是否需要行文;是否具备行文条件;发文名义是否合适,有无错用。第二,文种是否正确、规范;行文方向是否正确、准确,有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象;公文能否对受文者产生预计的影响。第三,公文内容是否合法;是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。第四,公文格式是否规范、正确;文件是否正确,结构是否齐全完整。第五,语言表达是否简明、得体、有条理;是否合乎语法、逻辑:是否准确,易于理解,没有歧义;主题是否明确显露,人名、地名、时间、数字、引文是否准确;标点是否正确,字迹是否工整清晰规范。第六,公文是否经过一定会议讨论通过;是否经过会商;是否需要上报。

　　4.签发。根据签发人的身份、地位及工作程序的不同,可分为:

　　正签——签发人在自身法定职权范围内签发公文。

　　代签——根据授权代他人签发公文。

　　核签——又称加签,指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。

　　会签——两个或两个以上机关行文时,由各机关的领导人共同签发公文。

　　做好签发工作,必须做到:第一,不得越权签发公文。第二,必须先核后签。第三,联合行文时,必须做好会签工作,使各机关或部门领导人均履行签发手续。第四,必须在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见(如“发”“急发”等)并签注完整的姓名与日期,不要只签姓或只签名,不要只签姓名不批注意见。如为代签应标注“代签”等字样。

　　5.签署。是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名。签署权为机关正职负责人所有,除特殊情况,一般不能由副职代签。

　　三、发文管理活动的方法要点

　　1.校对

　　校对就是以原稿和格式设计要求为基准,对校样(反映印版全貌的纸样)或缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查,以发现并纠正各种错漏,确保文件质量。比较适于公文校对的方法有:对校法、折校法、读校法。

　　2.用印

　　用印是指在需用印章的公文上另盖机关或领导人印章。机关及领导人印章一般由机关办公部门掌管,需用印的公文要以原稿上领导人签发为准,无签发不得用印。用印须做到端正清晰,将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处,做到“骑年盖月”。

　　3.分装

　　分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动。分装包括如下步骤:(1)由内收发人员清点份数,按领导签发意见和注发要求拣配公文。(2)由内收发人员进行发文登记。(3)装封的步骤包括:公文装人封筒;填写封皮和回执单(不是所有公文);检查核对;封口;为密件加密封条。(4)捆包(袋)的步骤包括:向同一收文机关发出数量较多公文时对其进行包装,一般也需要装包(袋);填写封皮和回执单;检查核对;封口;加封条等。(5)将封装好的公文转交外收发机构或人员,并履行签收手续。

　　4.公文的对外发出

　　发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发(通信机要部门)的职责。

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