四川事业单位考试：公文格式(3)

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　　(三)版记(文尾部分)

　　位于公文正件末页下端，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期(印刷版记)等部分。

　　1.主题词

　　主题词是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的专用词语，是在概括公文内容特征方面起关键作用的词语，也叫关键词。标注主题词，能与标题相配合，简要而准确的揭示公文内容。这对提高公文的检索、利用效率，都是十分有利的。因此，应将有存档利用价值的公文，都标注主题词。

　　要从主题词表中选用*切合公文内容的、专指性*强的主题词。上报的公文应按上级机关制发的主题词表标注主题词。每件公文*少选用 3 个主题词语，通常是 3‐5 个词语，*多不超过 7 个。标注的顺序，前几个词语表示公文的主要内容，涵义由大到小，从类别词到类属词，*后一个表示公文的文种。

　　主题词位于公文末页注释之下，抄送栏之上。通常居左顶格排一行。“主题词：”字样后标注主题词语，各词语间空一格。

　　2.抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关、单位和组织。

　　一律使用“抄送’夕，抄送机关(单位)应用全称或规范化简称、统称。

　　要严格控制抄送机关、单位和个人，可送可不送的不抄送，完全无关的坚决不送。位应准确具体地写明，不宜笼统地写“各有关单位”之类。一般也不抄送个人。

　　抄送机关(单位)位于主题词之下，用两条平行细实线形成抄送栏。起首居左空 1 字标出“抄送：”字样，然后按机关、单位的级别、性质、有关规定或惯例依次排列抄送单位名称，中间用标点符号逗号“， ”分隔，*后打上句号。

　　抄送机关(单位)排列次序可按以下办法处理：按上级、平级、一下级为序;若系同一级别的，则按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关的顺序排列;若是本系统行文，下级单位在前，部门在后。要注意，本单位各部门及领导均不应列入抄送栏，也不必写“存档 2 份”之类。

　　3.印发机关和印发日期

　　《条例》作“印刷版记”。这是对公文印制发出情况的说明，准确反映公文的生成时间，以界定生效日期与印发时间的区别。其内容包括承制单位、印发日期、印制份数等。印发单位一般为机关(单位)的办公厅(室)或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　位于抄送栏之下(无抄送栏的在主题词之下)，划一条细实线形成 1 行的印刷版记栏。印发机关左空 1 字，印发(翻印)口期右空 1 字。线下右边用圆括号标注印刷份数。

　　印刷版记的位置，应置于公文*后一面(封四)*后一行处。

　　二、公文的特定格式

　　(一)信函式格式

　　不少机关单位常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于处理日常事务的平行文或下行文，如函、一般事项的通知、批复等，而且使用频率很高。这种公文通常使用专门的函件版头，其用法如下。

　　1.发文机关名称一般用全称，置于首页线上。

　　2.在发文机关名称 4 mm 之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边 20 mm 处印一条上细卜粗的文武线。

　　3.发文字号置于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识。如需标识份数序号、秘密等级或紧急程度，可置于武文线下 1 行版心左边缘顶格标识。(一般说来，“信函式”公文很少同时出现这三项)

　　4.发文字号下空 1 行标识公文标题。首页不显示页码，其后由第 2页开始标识。第 2 页后不再标识红色双线。

　　(二)会议纪要格式

　　这里所指的会议纪要格式，专指党政机关、单位的办公会议纪要。

　　1.会议纪要标识由“XXXXXX 会议纪要”组成。其标识位置同“文件式”发文机关标识方法‘样·

　　2.在会议纪要之下空 2 行居中标识编号，即“第 X 号”。编号的编制按年度为限。

　　3.在编号下空 1 行版心左边缘顶格标识印发机关(部门)，一般是该机关、单位的办公室或文秘部门。在印发机关同一行版心右边缘顶格标识印发日期。在印发机关和印发日期下 4 mm 处划一条与版心等长的红线。

　　4.办公会议纪要主体部分及版记部分的各项要求，与“文件式”公文的主体部分、)版记格式基本一致，只有两点不同。一是办公会议纪要不分主送、抄送，而用“分送”这一特定形式：一是会议纪要不加盖印章。

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